Cara Mengorganisir Kegiatan Agar Berjalan Lancar, Efektif, dan Efisien Sesuai Rencana – Kalau kalian terbiasa berada dalam suatu organisasi, pasti kalian tidak asing dengan adanya sebuah acara ataupun kegiatan. Yap, pasti repot dan sangat melelahkan menjadi panitia kegiatan, apalagi jika kamu belum terbiasa. Baik kegiatan formal maupun informal, pasti memiliki hambatan-hambatan tersendiri.
Tapi satu yang jelas, dalam melaksanakan kegiatan, panitia tidak akan terlalu merasakan capek jika semua anggota bekerja pada porsi yang sama secara proporsional. Bagi panitia, selain tujuannya untuk menciptakan kegiatan yang baik sesuai rencana, tujuan lainnya adalah melaksanakan kegiatan tersebut secara efektif dan efisien.
Efisien waktu, tenaga dan dana. Efektif dengan cara yang tepat dan tidak ragu-ragu. Dua sisi dari pelaksanaan suatu kegiatan ini memang terdengar mudah dilakukan, tapi pada kenyataannya dua hal tersebut sering tidak berjalan dengan baik sesuai rencana.
Ada apa? Kenapa sulit dilakukan? Well, hal ini disebabkan karena cara yang dilakukan ketika pelaksanaan kegiatan tidak dilakukan dengan baik. Bagi pemula, mungkin cara asal-asalan bisa dilakukan, tapi bagi seorang professional, tidak semua cara bisa dilakukan, harus benar-benar cara yang efektif dan efisien.
Nah, cara seperti apakah yang bisa dilakukan untuk mengorganisir kegiatan agar berjalan lancar, efektif, dan efisien sesuai yang direncanakan? Gampang, berikut cara yang bisa kamu lakukan:
Sebelumnya, baca juga: Cara mengatasi konflik dalam organisasi.
Tentukan Tema Kegiatan, dan Garis Besarnya
Kehilangan tema atau tidak menentunya tema kegiatan, akan menyebabkan persiapan dan pelaksanaan kegiatan menjadi kacau balau. Seperti halnya kamu dijalan, jika kamu tau mau kemana maka enak perjalanan yang ditempuh, jika tidak tau tujuan mungkin hanya capek dan ketidakjelasan yang kamu dapat. Begitu juga dalam mengorganisir kegiatan, tema, tujuan, dan garis besar kegiatan akan sangat membantu dalam merancangnya.
Merancang kegiatan itu banyak hal yang perlu diperhatikan, seperti isi kegiatan, dana, dan efek dari kegiatan itu sendiri. Bisa kamu bayangkan apa yang akan terjadi jika tema kegiatan tidak jelas, dilihat isinya mungkin akan berantakan, dari sisi dana tidak akan efektif dan efisien, serta dari sisi efek mungkin hanya seperti angin yang berlalu. Pada dasarnya, bisa dibilang bahwa tema dapat dijadikan alat kontrol dalam mengorganisir kegiatan.
Plot Anggota Sesuai Keahliannya
The right man in the right place, tempatkanlah seseorang yang tepat pada tempat yang tepat. Ya, ini adalah cara klasik yang terbukti ampuh. Pertama, ketika kamu menjadi pemimpin sebuah kegiatan, kamu harus membuat beberapa tim dengan tugas yang berbeda-beda, katakanlah tim penyusun acara, konsumsi, perkap & dokumentasi, keamanan, dan lain-lain. Setiap tim tersebut, harus memiliki pemimpin sendiri. Nah, ketika memilih pemimpin dari masing-masing tim, pilihlah pemimpin yang memang ahli dalam bidangnya, dan memiliki pengalaman yang banyak.
Advertisement
Sedangkan untuk anggota masing-masing tim, bisa disesuaikan sesuai kondisi yang ada. Misal, jika tim tersebut tugasnya angkat-angkat barang berat, jangan pilih yang lemah fisiknya, kalau tim yang membutuhkan pemikiran, pilihlah anggota yang memiliki kecerdasan tinggi, begitu juga dengan tim-tim lainnya.
Jika kamu tepat memilih orang untuk memimpin tiap tim, sudah pasti kegiatan akan berjalan lancar, efektif dan efisien. Ingat, saran saya jangan biarkan orang yang belum memiliki pengalaman di bidang A, memimpin tim A, setidaknya harus sudah pernah beberapa kali menjadi anggotanya terlebih dahulu.
Jangan Remehkan Hal Kecil
Apa kamu percaya, hanya karena sebuah paku, perang bisa gagal dihentikan? Saya sendiri percaya hal tersebut, dan begitu juga dengan sebuah acara. Dengan adanya hal sepele yang diremehkan, acara bisa gagal diselenggarakan, atau setidaknya kegiatan menjadi berantakan tidak sesuai dengan yang direncanakan.
Saya memiliki pelajaran berharga terkait meremehkan hal kecil seperti ini. Salah satunya ketika masa KKN dulu, tim saya mengadakan acara jalan sehat, dan ketika itu saya tidak memikirkan bagaimana caranya menyebrang jalan (jalurnya memotong jalan), dan apa yang terjadi? Semua peserta menyebrang jalan dengan tidak rapi, hal ini jelas membahayakan peserta, setelah itu saya kena semprot deh oleh pihak keamanan.
Terlihat sederhana, tapi percayalah bahwa hal-hal kecil seperti ini akan berdampak spesifik jika tidak diatur, setidaknya pasti akan memperlambat jadwal dan membuat kejutan yang tidak mengenakkan.
Intensifkan dan Fokuskan Rapat
Bagi sebagian orang, rapat tentu akan terasa membosankan, walaupun memang benar tapi kita harus selalu melakukannya. Kenapa? Jelas karena dalam rapat akan terbangun komunikasi, dan komunikasi inilah yang paling penting digunakan untuk berkoordinasi dalam tim maupun antar tim.
Selain rapat dalam tim yang membahas tugasnya sendiri, kamu juga harus selalu mengadakan rapat antar tim, gunanya untuk mendengar apa-apa saja yang direncanakan oleh masing-masing tim. Misalnya, tim konsumsi, di sini mereka bisa share rencana makanan dan minuman apa saja yang akan di berikan, dan bagaimana mendistribusikannya.
Hal ini pasti berkaitan deng tim lainnya, contoh dari tim konsumsi tersebut pasti berkaitan dengan tim keuangan, apakah sanggup menyediakan anggaran sesuai makanan dan minuman yang direncanakan? Selain dengan tim keuangan, pasti akan berkaitan juga dengan tim transportasi, sanggupkah mendistribusikan konsumsi yang telah direncanakan?
Nah, itu hanya sedikit contoh saja, pasti dalam rapat besar seperti ini antar tim akan berkoordinasi. Jadi, jangan malas-malas untuk melakukannya!
Selanjutnya: Cara menjadi pemimpin yang baik.
-----
Oke ya, itulah beberapa cara mengorganisir kegiatan agar berjalan lancar, efektif dan efisien sesuai yang direncanakan. Semoga cara-cara di atas bermanfaat dan membantu kelancaran semua kegiatan yang akan kalian laksanakan. Jangan lupa share artikel ini juga ya, thanks dan salam sukses.
Tapi satu yang jelas, dalam melaksanakan kegiatan, panitia tidak akan terlalu merasakan capek jika semua anggota bekerja pada porsi yang sama secara proporsional. Bagi panitia, selain tujuannya untuk menciptakan kegiatan yang baik sesuai rencana, tujuan lainnya adalah melaksanakan kegiatan tersebut secara efektif dan efisien.
Efisien waktu, tenaga dan dana. Efektif dengan cara yang tepat dan tidak ragu-ragu. Dua sisi dari pelaksanaan suatu kegiatan ini memang terdengar mudah dilakukan, tapi pada kenyataannya dua hal tersebut sering tidak berjalan dengan baik sesuai rencana.
Ada apa? Kenapa sulit dilakukan? Well, hal ini disebabkan karena cara yang dilakukan ketika pelaksanaan kegiatan tidak dilakukan dengan baik. Bagi pemula, mungkin cara asal-asalan bisa dilakukan, tapi bagi seorang professional, tidak semua cara bisa dilakukan, harus benar-benar cara yang efektif dan efisien.
Nah, cara seperti apakah yang bisa dilakukan untuk mengorganisir kegiatan agar berjalan lancar, efektif, dan efisien sesuai yang direncanakan? Gampang, berikut cara yang bisa kamu lakukan:
Sebelumnya, baca juga: Cara mengatasi konflik dalam organisasi.
Kehilangan tema atau tidak menentunya tema kegiatan, akan menyebabkan persiapan dan pelaksanaan kegiatan menjadi kacau balau. Seperti halnya kamu dijalan, jika kamu tau mau kemana maka enak perjalanan yang ditempuh, jika tidak tau tujuan mungkin hanya capek dan ketidakjelasan yang kamu dapat. Begitu juga dalam mengorganisir kegiatan, tema, tujuan, dan garis besar kegiatan akan sangat membantu dalam merancangnya.
Merancang kegiatan itu banyak hal yang perlu diperhatikan, seperti isi kegiatan, dana, dan efek dari kegiatan itu sendiri. Bisa kamu bayangkan apa yang akan terjadi jika tema kegiatan tidak jelas, dilihat isinya mungkin akan berantakan, dari sisi dana tidak akan efektif dan efisien, serta dari sisi efek mungkin hanya seperti angin yang berlalu. Pada dasarnya, bisa dibilang bahwa tema dapat dijadikan alat kontrol dalam mengorganisir kegiatan.
Plot Anggota Sesuai Keahliannya
The right man in the right place, tempatkanlah seseorang yang tepat pada tempat yang tepat. Ya, ini adalah cara klasik yang terbukti ampuh. Pertama, ketika kamu menjadi pemimpin sebuah kegiatan, kamu harus membuat beberapa tim dengan tugas yang berbeda-beda, katakanlah tim penyusun acara, konsumsi, perkap & dokumentasi, keamanan, dan lain-lain. Setiap tim tersebut, harus memiliki pemimpin sendiri. Nah, ketika memilih pemimpin dari masing-masing tim, pilihlah pemimpin yang memang ahli dalam bidangnya, dan memiliki pengalaman yang banyak.
Sedangkan untuk anggota masing-masing tim, bisa disesuaikan sesuai kondisi yang ada. Misal, jika tim tersebut tugasnya angkat-angkat barang berat, jangan pilih yang lemah fisiknya, kalau tim yang membutuhkan pemikiran, pilihlah anggota yang memiliki kecerdasan tinggi, begitu juga dengan tim-tim lainnya.
Jika kamu tepat memilih orang untuk memimpin tiap tim, sudah pasti kegiatan akan berjalan lancar, efektif dan efisien. Ingat, saran saya jangan biarkan orang yang belum memiliki pengalaman di bidang A, memimpin tim A, setidaknya harus sudah pernah beberapa kali menjadi anggotanya terlebih dahulu.
Jangan Remehkan Hal Kecil
Apa kamu percaya, hanya karena sebuah paku, perang bisa gagal dihentikan? Saya sendiri percaya hal tersebut, dan begitu juga dengan sebuah acara. Dengan adanya hal sepele yang diremehkan, acara bisa gagal diselenggarakan, atau setidaknya kegiatan menjadi berantakan tidak sesuai dengan yang direncanakan.
Saya memiliki pelajaran berharga terkait meremehkan hal kecil seperti ini. Salah satunya ketika masa KKN dulu, tim saya mengadakan acara jalan sehat, dan ketika itu saya tidak memikirkan bagaimana caranya menyebrang jalan (jalurnya memotong jalan), dan apa yang terjadi? Semua peserta menyebrang jalan dengan tidak rapi, hal ini jelas membahayakan peserta, setelah itu saya kena semprot deh oleh pihak keamanan.
Terlihat sederhana, tapi percayalah bahwa hal-hal kecil seperti ini akan berdampak spesifik jika tidak diatur, setidaknya pasti akan memperlambat jadwal dan membuat kejutan yang tidak mengenakkan.
Intensifkan dan Fokuskan Rapat
Bagi sebagian orang, rapat tentu akan terasa membosankan, walaupun memang benar tapi kita harus selalu melakukannya. Kenapa? Jelas karena dalam rapat akan terbangun komunikasi, dan komunikasi inilah yang paling penting digunakan untuk berkoordinasi dalam tim maupun antar tim.
Selain rapat dalam tim yang membahas tugasnya sendiri, kamu juga harus selalu mengadakan rapat antar tim, gunanya untuk mendengar apa-apa saja yang direncanakan oleh masing-masing tim. Misalnya, tim konsumsi, di sini mereka bisa share rencana makanan dan minuman apa saja yang akan di berikan, dan bagaimana mendistribusikannya.
Hal ini pasti berkaitan deng tim lainnya, contoh dari tim konsumsi tersebut pasti berkaitan dengan tim keuangan, apakah sanggup menyediakan anggaran sesuai makanan dan minuman yang direncanakan? Selain dengan tim keuangan, pasti akan berkaitan juga dengan tim transportasi, sanggupkah mendistribusikan konsumsi yang telah direncanakan?
Nah, itu hanya sedikit contoh saja, pasti dalam rapat besar seperti ini antar tim akan berkoordinasi. Jadi, jangan malas-malas untuk melakukannya!
Selanjutnya: Cara menjadi pemimpin yang baik.
-----
Oke ya, itulah beberapa cara mengorganisir kegiatan agar berjalan lancar, efektif dan efisien sesuai yang direncanakan. Semoga cara-cara di atas bermanfaat dan membantu kelancaran semua kegiatan yang akan kalian laksanakan. Jangan lupa share artikel ini juga ya, thanks dan salam sukses.
No comments:
Post a Comment
Sebelum Anda memberikan komentar dan tanggapan atas artikel di atas, baca dan pahami aturan tanggapan kami pada laman TOS. Setiap komentar yang tidak sesuai dengan aturan tanggapan tidak akan di publikasikan.